Whistleblowing je tady. Nová pravidla platí od prvního srpna

Zákon o ochraně oznamovatelů protiprávního jednání byl ve Sbírce zákonů vyhlášen pod číslem 171/2023 Sb. dne 20. června. Pozitivní dopady zákonodárce očekává v oblasti prevence korupce, ale i ochrany zdraví a životního prostředí. V první vlně začnou některé povinnosti pro zaměstnavatele platit již od počátku srpna. Koho se nová pravidla týkají?

Povinné subjekty podle nového zákona

Ochranu oznamovatelů měla Česká republika podle evropské směrnice zavést již k 17. prosinci 2021, legislativní snahy o ochranu se zde objevovala i v minulosti, související právní úpravu se však nepodařilo prosadit. Přijetím zákona o ochraně tzv. whistleblowerů došlo k naplnění povinností vyplývajících s evropských předpisů.

Povinné subjekty musí nyní zavést interní oznamovací systém pro přijímání oznámení protiprávního chování. „Povinnými subjekty, které k tomu zákon zavazuje, jsou podniky a další zaměstnavatelé s alespoň padesáti zaměstnanci, obce s více než 10 tisíci obyvateli, veřejní zadavatelé, orgány veřejné moci ve vybraných oblastech a některé další subjekty, působící především ve finančním sektoru,“ uvádí advokát Pavel Koukal z advokátní kanceláře Rödl & Partner.

Pro obce do 10 tisíc obyvatel, bez ohledu na počet zaměstnanců, povinnost neplatí. „Malé obce tak nemusí začínat panikařit, že by měly implementovat oznamovací systém a investovat nemalé prostředky do jeho zavedení,“ vysvětluje advokát Jiří Hradský z advokátní kanceláře Sedláková Legal. „Podle § 8 odst. 3 zákona o ochraně oznamovatelů pak platí, že obce, které jsou povinnými subjekty, mohou vnitřní oznamovací systém sdílet mezi sebou. Typicky půjde o dobrovolné svazky obcí. Mohou při implementaci interního oznamovacího systému využít také hotová řešení,“ doplňuje Hradský.

Zákon nabývá účinnosti již prvního srpna letošního roku. Do této doby tak musí povinné subjekty již mít oznamovací systém zavedený. Za nesplnění povinnosti hrozí až milionová pokuta. Výjimka platí pro podnikatele zaměstnávající od 50 do 249 zaměstnanců, pro něž je stanoveno přechodné období. Pro ty je konečný termín zavedení zákonných postupů 15. prosince 2023.

Nová pravidla a povinnosti

Zákon zakotvuje ochranu pro osoby oznamující protiprávní jednání v organizaci, v níž pracují. Zaměstnanci, ale i uchazeči o zaměstnání, obchodní partneři, OSVČ, stážisté nebo dobrovolníci budou chráněni před odvetnými opatřeními. Kromě toho dochází též k přesunu důkazního břemena ve sporech týkajících se odvetných opatření.

„Zaměstnavatelé budou mít tři hlavní úkoly. Zavést důvěryhodný a funkční interní systém pro oznamování stížností. Dále ustanovit pracovníka, který bude pověřen přijímáním a vyřizováním oznamování. A v neposlední řadě budou povinni zajistit, aby osoba, která protiprávní jednání oznámí nebyla vystavena následnému odvetnému opatření jako je například výpověď z pracovního poměru, omezení kariérního postupu nebo snížení odměn,“ vysvětluje advokát Michal Nohel z advokátní kanceláře Rowan Legal.

Povinnost přijímat oznámení se týká oznámení protiprávního jednání, které lze považovat za trestný čin nebo přestupek s horní hranicí pokuty minimálně sto tisíc korun. „Vedle toho zahrnuje věcná působnost zákona oznamování o porušování právních předpisů České republiky a předpisů Evropské unie ve vybraných oblastech zvýšeného veřejného zájmu, zejména finančních služeb a finančních trhů, daně z příjmů právnických osob, předcházení legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ochrany spotřebitele, jaderné bezpečnosti, bezpečnosti práce, ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví, bezpečnosti dopravy, hospodářské soutěže a zadávání veřejných zakázek nebo ochrany osobních údajů,“ doplňuje Pavel Koukal.

Směrnice ponechává v kompetenci členských států, zda poskytnout ochranu i anonymním oznámením. V průběhu legislativního procesu se nepodařilo prosadit ochranu anonymních oznámení, což řada expertů považuje za špatnou zprávu. „Rozumím obavám ze zneužití, nicméně anonymita je poměrně důležitou, a oznamovateli vyhledávanou pojistkou proti odvetným opatřením. Obávám se, že požadavkem na jasnou identifikaci oznamovatelů řadu z nich odradíme,“ míní Michal Nulíček, partner Rowan Legal. „Zaměstnavatelé anonymní oznámení přijímat mohou, ale nemusí. Anonymní oznámení pravděpodobně půjdou u řady zaměstnavatelů do šanonu,“ doplňuje Michal Nohel s tím, že garance anonymity je podle jeho názoru klíčovým momentem, kdy se zaměstnanci rozhodují o podání oznámení.

V případě nedůvěry v interní oznamovací systém mohou zaměstnanci preferovat oslovení médií nebo využití externího oznamovacího systému. Zákon předpokládá možnost předat informace o protiprávním jednáním médiím nebo je publikovat na sociálních sítích. „Jedná se například o skutečnost, kdy oznamovací sytém nefunguje. Zaměstnavatelé by proto měli věnovat velkou pozornost nastavení interního oznamovacího systému, proškolit zaměstnance nejen o jeho fungování, ale i možnosti uveřejňování informací,“ připomíná Nulíček.

Interní a externí oznamovací systém

Vnitřní oznamovací systém může být koncipován podle povahy práce u konkrétního zaměstnavatele. „Lze očekávat, že oznamovatelé pracující v administrativě budou preferovat oznámení v osobní či elektronické formě. Oznamovatelé z řad dělnických profesí mohou namísto elektronických oznámení preferovat oznámení písemná – doporučeným dopisem zaslaným poštou či dopisem vloženým do schránky důvěry,“ říká advokát David Borovec z advokátní kanceláře Borovec Legal. Oznámení je možné podávat ale i telefonicky nebo osobně při schůzce s příslušnou osobou.

Kromě interního oznamovacího systému již nyní funguje externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti. Oznámení lze učinit prostřednictvím zabezpečeného formuláře. Při oznamování je nutno postupovat v souladu s právním předpisy (oznamovatel by podklady o oznamovaném jednání neměl získávat protiprávně), zároveň ochranu nepožívá ten, kdo učiní vědomě nepravdivé oznámení. Za vědomě nepravdivé oznámení může oznamovatel dostat poutu až do výše 50 tisíc korun.  

„Oznámení lze učinit i anonymně. Za anonymní je považováno takové oznámení, ve kterém oznamovatel neuvede své jméno, příjmení nebo jiné údaje, dle nichž by jej bylo možné identifikovat,“ uvádí Ministerstvo spravedlnosti. I při anonymním oznámení ale považuje za účelné uvést telefon nebo e-mail, jehož prostřednictvím (se zachováním anonymity) bude možné se s oznamovatelem spojit. „Nemožnost kontaktu s oznamovatelem může negativně ovlivnit prošetření oznámení,“ dodává ministerstvo.

Příslušná osoba

K přijímání oznámení musí zaměstnavatel pověřit tzv. příslušnou osobu. Právě tyto osoby budou posuzovat a prošetřovat podaná oznámení. „O důvodnosti podaného oznámení rozhoduje příslušná osoba – příslušná osoba rozhoduje, zda oznámení jednání skutečně naplňuje znaky těch jednání, která je možné v souladu se zákonem oznámit, a tedy zda je ve vztahu k tomuto oznámení třeba realizovat další zákonem předvídané kroky,“ vysvětluje David Borovec. Příslušná osoba má potom povinnost uvědomit oznamovatele o výsledku šetření písemně, a to do třiceti dnů od přijetí oznámení. Ve složitějších případech je možné lhůtu prodloužit o dvakrát o dalších třicet dní.

Podle Hradského je vhodné, aby příslušná osoba měla dobrou právní znalost, jelikož vyhodnocování oznámení a navrhování nápravných opatření je důležitou součástí výkonu funkce. Příslušná osoba musí být podle zákona bezúhonná. „Nic samozřejmě nebrání tomu, aby příslušnou osobou byl externí subjekt, poradenská společnost apod. Ta by se však neměla ze své činnosti dostávat do střetu zájmů. Buď je vhodné, aby se jednalo o osobu s právním vzděláním, nebo o osobu, která má na starost compliance a související procesy,“ dodává advokát Hradský.

I sama příslušná osoba může podle zákona o ochraně oznamovatelů může být při porušení zákona pokutována, a to až do výše 100 tisíc korun. „Mimo jiné v případě, kdy odepře přijmout oznámení, nevyrozumí o výsledku oznámení samotného oznamovatele, anebo prozradí totožnost oznamovatele, aniž by k tomu dal oznamovatel výslovný souhlas,“ uvádí Jiří Hradský. Zaměstnavatelé nesmí brát návrhy příslušné osoby na lehkou váhu, právě to by podle Hradského vyvolalo nedůvěru v interní oznamovací systém.

„Celé zavedení whistleblowingu je proces, který se dotkne fungování celé organizace. Je potřeba mít nachystané interní předpisy, poučení pro oznamovatele, poučení pro příslušnou osobu. Příslušné osoby musí být seznámeny se svou funkcí a musí vědět, jak mají postupovat,“ uzavírá Hradský.

Autor: Veronika Hejná